START MY BUSINESS est une plateforme créée et gérée par l’asbl Fédération Royale du Notariat belge, ayant son siège à 1000 Bruxelles, rue de la Montagne, 30-34, inscrite à la BCE sous le numéro 0409.357.321  (ci-après, « Fednot » ou « Nous ») qui permet aux entrepreneurs de constituer une société par voie numérique et à distance – de la compilation d’informations, documents et/ou données nécessaires au notaire pour rédiger le projet d’acte authentique à la signature de l’acte authentique.

Nous attachons une grande importance au respect de votre vie privée et de vos données à caractère personnel (ci-après, « vos Données »). À ce titre, nous veillons à respecter la réglementation en la matière et, plus particulièrement, le Règlement Général européen sur la Protection des Données (Règlement (UE) 2016/679, ci-après, « RGPD »).

La présente Politique a ainsi pour objet de vous informer sur la manière dont nous traitons vos Données et sur les moyens dont vous disposez pour contrôler cette utilisation. Pour toute demande d’information complémentaire, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données :

  • en envoyant un courriel à info@privanot.be ; ou
  • en adressant un courrier à Privanot asbl, rue de la Montagne, 30, 1000 Bruxelles.

La présente version de la politique de protection des données à caractère personnel est susceptible d’évoluer. Nous veillerons à vous informer en cas de mise à jour substantielle.

Qui est le responsable du traitement de vos Données ?

Dans le cadre de la gestion de la plateforme START MY BUSINESS et de l’administration des services qui y sont proposés, Fednot est amenée à traiter vos Données aux côtés du Notaire, tous deux agissant en qualité de « responsable du traitement » au sens du RGPD en fonction des traitements concernés.

Vous pouvez obtenir toutes les informations utiles quant aux traitements de vos Données réalisés par le Notaire dans le cadre de la constitution d’une société en vous adressant directement à lui.

Quelles Données collectons-nous ?

Nous sommes amenés à collecter les Données suivantes :

  • les données d’authentification de l’utilisateur de la plateforme provenant du Registre national ou de la Banque Carrefour de la Sécurité social : nom, prénoms, numéro d’identification auprès du Registre national ou Rbis ;
  • les données de profil et coordonnées de l’utilisateur de la plateforme : adresse mail, numéro de téléphone, langue de préférence, identité de l’étude désignée pour constituer la société et à qui les informations seront envoyées ;
  • les Données qui seront nécessaires à l’étude désignée pour constituer la société :
    • Données d’identification et de contact du(des) fondateur(s) ou du professionnel mandaté par ce dernier (nom, prénoms, date et lieu de naissance, état civil, régime matrimonial, numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse postale) ;
    • Autres données relatives au(x) fondateur(s) (diplôme ou attestation démontrant des connaissances de gestion de base, nombre de parts détenues) ;
    • Données d’identification du partenaire du(des) fondateur(s) (nom, prénoms, état civil, régime matrimonial) ;
    • Données d’identification du Mandataire chargé de réaliser les formalités d’inscription auprès de la BCE (nom, prénoms) ;
    • Données d’identification du Mandataire qui reçoit une procuration de la part du(des) fondateur(s) lors de la signature de l’acte authentique (nom, prénoms, procuration) ;
    • Données d’identification et de contact de(s) administrateur(s) (nom, prénoms, date et lieu de naissance, numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse postale) ;
    • Autres données relatives à(aux) administrateur(s) (type de mandat) ;
    • Données relatives aux associés ou actionnaires (nom, prénoms, nombre d’actions détenues dans la société, le type d’apport, la valeur de l’apport souscrit et la valeur de l’apport payé) ;
    • Toutes autres données contenues dans les documents que l’utilisateur charge sur la plateforme.

Certaines de ces Données feront l’objet d’une vérification par Fednot, pour le compte du notaire, lors d’une consultation au Registre national et seront, le cas échéant, modifiées si une erreur d’encodage venait à être identifiée.

  • les Données nécessaires dans le cadre de la signature à distance de l’acte authentique : nom, prénoms, sexe, fonction (notaire instrumentant, partie à l’acte,…), numéro d’identification auprès du Registre national ou Rbis, photographie provenant du Registre national ou Rbis, numéro de téléphone mobile, adresse électronique et langue de préférence.

Ces Données peuvent être collectées lors :

  • de votre inscription sut la plateforme (via votre carte d’identité électronique ou ITSME® et l’encodage de vos Données de profil) ;
  • de vos connexions à la plateforme (via votre carte d’identité électronique ou ITSME®) ;
  • de la mise à jour de vos Données de profil ;
  • de l’encodage de métadonnées nécessaires au notaire désigné en vue de la rédaction de l’acte authentique de constitution ;
  • des chargements de documents sur la plateforme ;
  • de la signature à distance de l’acte authentique de constitution.

Pour quelles finalités traitons-nous vos Données et durant combien de temps conserverons nous vos Données ?

En collectant vos données, en les conservant et en les transmettant  le cas échéant au notaire désigné en vue de la constitution de votre société, nous sommes amenés à réaliser des « traitements de données à caractère personnel » au sens du RGPD.

Ces traitements ont uniquement lieu dans le cadre des finalités suivantes :

  • la gestion de la plateforme START MY BUSINESS et de ses accès ;
  • la fourniture de services tels que décrits dans nos Conditions d’Utilisation ;
  • la signature électronique de l’acte authentique ;
  • l’amélioration de la plateforme START MY BUSINESS et des services qui y sont proposés.

Nous conservons vos Données durant :

  • En ce qui concerne les Données de profil de l’utilisateur de la plateforme et les Données récoltées lors de son identification via un lecteur de cartes eID ou Itsme® :
    • Tant que vous disposez d’un compte utilisateur ;
  • En ce qui concerne les Données (métadonnées) encodées et les documents éventuellement chargés sur plateforme qui sont légalement nécessaires pour permettre au notaire de rédiger l’acte de constitution :
    • [GD1] à compter de la fin du processus de constitution de la société ou après la dernière utilisation de la plateforme par l’utilisateur dans le cadre de la constitution d’une société si l’utilisateur n’a pas été jusqu’au bout du processus et ce, afin qu’il ne soit pas contraint de réencoder toutes les données lors d’une nouvelle connexion.

Au-delà de ces périodes, nous ne conserverons plus aucune donnée non anonymisée vous concernant.

Sur base de quels fondements juridiques traitons nous vos Données ?

Conformément au RGPD, le traitement de vos Données repose sur l’exécution de missions d’intérêt public de Fednot – dont celle d’assister les notaires dans le cadre de leurs missions d’officiers publics – et ce, conformément à l’article 6.1.e) du RGPD.

Fednot utilise-t-elle vos Données à d’autres fins que celles mentionnées au point 3 ?

Le cas échéant, vos Données sont réutilisées par Fednot à des fins statistiques ou de recherches scientifiques, après avoir été anonymisées .

La finalité ultime de ces traitements ultérieurs des Données est toujours d’améliorer le service rendu par le notariat au citoyen.

Vos Données sont-elles communiquées à des tiers ?

Vos Données sont susceptibles d’être transmises :

  • à l’étude que vous aurez préalablement désignée en vue de la constitution de votre société  ;
  • à nos sous-traitants externes chargés de réaliser des traitements de Données dans le respect des finalités susvisées avec lesquels nous avons veillé à signer un contrat garantissant le respect de vos Données conformément aux dispositions du RGPD.

En aucun cas nous ne transmettrons vos Données à des tiers à des fins commerciales.

Nous pouvons également être amenés à transmettre vos Données aux autorités, administrations ou juridictions si des dispositions légales nous y contraignent.

Comment vos Données sont-elles protégées ?

Fednot prend toutes les mesures nécessaires afin d’assurer la sécurité et la confidentialité de vos Données en empêchant notamment qu’elles ne soient endommagées, involontairement effacées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Par ailleurs, en cas d’incident de sécurité affectant vos Données (destruction, perte, altération ou divulgation), Fednot s’engage à respecter l’obligation de notification des violations de Données notamment auprès de l’Autorité de Protection des données qui lui incombe en vertu du RGPD.

Quels sont vos droits par rapport au traitement de vos Données ?

En tant que personne concernée par les traitements de Données effectués par Fednot, vous disposez de la faculté d’exercer les droits qui vous sont reconnus par le RGPD.

Ainsi, vous disposez d’un droit à un traitement transparent de vos Données, d’un droit à l’information, d’un droit d’accès et d’un droit de rectification si vos Données s’avèrent inexactes ou incomplètes.

Par ailleurs, vous disposez du droit de retirer à tout moment votre consentement lorsqu’il s’agit de l’unique base de licéité justifiant le traitement de vos Données.

Sous certaines conditions et dans des hypothèses strictement définies, vous disposez également d’un droit à l’effacement de vos Données, d’un droit d’opposition à l’utilisation de vos Données ainsi que d’un droit à la portabilité de vos Données.

Vous pouvez exercer vos droits auprès de notre Délégué à la Protection des Données :

  • en envoyant un courriel à info@privanot.be ; ou
  • en adressant un courrier à Privanot asbl, rue de la Montagne, 30, 1000 Bruxelles.

Réclamation

Si vous estimez que Fednot n’a pas traité vos Données conformément aux règlementations en vigueur, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be).