Datenschutzerklärung

START MY BUSINESS ist eine Plattform, die von der VoG Königlicher Verband des belgischen Notariatswesens, mit Gesellschaftssitz in 1000 Brüssel, Bergstraat 30-34, eingetragen in der ZUD unter der Nummer 0409.357.321 (im Folgenden „Fednot“ oder „wir“ genannt) entwickelt und betrieben wird. Über diese Plattform können Unternehmer eine Gesellschaft digital und im Fernabsatz gründen: Das umfasst die Erhebung von Daten und Dokumenten, die der Notar benötigt, um den Entwurf der Urkunde zu erstellen bis zur Unterzeichnung der authentischen Urkunde.

Wir legen großen Wert auf den Schutz Ihrer Privatsphäre und personenbezogenen Daten (im Folgenden „Ihre Daten“ genannt). Aus diesem Grund wachen wir darüber, dass die einschlägigen Vorschriften und insbesondere die europäische Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679, im Folgenden „DSGVO“) eingehalten werden.

Der Zweck dieser Erklärung besteht darin, Sie über die Art und Weise, wie wir Ihre Daten verarbeiten, sowie über die Ihnen zur Verfügung stehenden Mittel, um dies zu überwachen, zu informieren. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten, den Sie erreichen:

per Post an info@privanot.be; oder
per Brief an Privanot vzw, Bergstraat 30, 1000 Brüssel.

Die heutige Fassung der Datenschutzerklärung kann geändert werden. Wir werden Sie im Falle von wesentlichen Änderungen auf dem Laufenden halten.

Table of Contents

Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

Im Rahmen der Verwaltung der START MY BUSINESS-Plattform und der Verwaltung der darauf angebotenen Dienstleistungen muss Fednot Ihre Daten seitens des Notars verarbeiten. Beide handeln sie in der Eigenschaft als „für die Datenverarbeitung Verantwortlicher“ im Sinne der DSGVO entsprechend den betreffenden Verarbeitungen.

Sie können alle nützlichen Informationen über die Verarbeitungen des Notars auf Ihren Daten im Rahmen der Gründung einer Gesellschaft erhalten, indem Sie sich direkt an ihn wenden.

Welche Daten erheben wir?

Wir müssen die folgenden Daten erheben:

die Authentifizierungsdaten des Benutzers der Plattform aus dem Nationalregister oder von der Zentralen Datenbank der Sozialen Sicherheit: Name, Vornamen, Identifikationsnummer im Nationalregister oder bei Rbis;
die Profildaten und personenbezogenen Daten des Benutzers der Plattform: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, bevorzugte Sprache, Identität des Notariatsbüros, das mit der Gründung der Gesellschaft beauftragt ist und an das die Daten gesendet werden;
die Daten, die das beauftragte Büro für die Gründung der Gesellschaft benötigt:
Identifikations- und Kontaktdaten des/der Gründer(s) oder des vom Letzteren bevollmächtigten Fachmanns (Name, Vornamen, Geburtsdatum und -ort, Personenstand, ehelicher Güterstand, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Postanschrift);
Sonstige Angaben über den/die Gründer(s) (Diplom oder Zertifikat zum Nachweis betriebswirtschaftlicher Grundkenntnisse, Anzahl der gehaltenen Anteile);
Identifikationsdaten des Partners des/der Gründer(s) (Name, Vornamen, Personenstand, ehelicher Güterstand);
Identifikationsdaten des Bevollmächtigten, der die Registrierungsformalitäten bei der ZUD erledigen wird (Name, Vornamen);
Identifikationsdaten des Bevollmächtigten, der bei der Unterzeichnung der authentischen Urkunde eine Vollmacht von dem/den Gründer(n) erhält (Name, Vornamen, Vollmacht);
Identifikations- und Kontaktdaten des/der Verwalter(s) (Name, Vornamen, Geburtsdatum und -ort, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Postanschrift);
Sonstige Angaben zu dem/den Verwalter(n) (Mandatstyp).
Angaben zu den Gesellschaftern oder Aktionären/Teilhabern (Name, Vornamen, Anzahl der Anteile/Aktien der Gesellschaft, Art der Einlage, Wert der gezeichneten Einlage und Wert der gezahlten Einlage);
Alle anderen Daten, die in den Dokumenten enthalten sind, die der Benutzer auf die Plattform hochlädt.

Einige dieser Daten werden von Fednot, auf Rechnung des Notars, bei einer Konsultation des Nationalregisters überprüft und gegebenenfalls angepasst, wenn hierbei ein Fehler festgestellt wird.

die Daten, die im Zusammenhang mit der Unterzeichnung der authentischen Urkunde im Fernabsatz erforderlich sind: Name, Vornamen, Geschlecht, Funktion (beurkundender Notar, Partei der Urkunde,…), Identifikationsnummer beim Nationalregister oder bei Rbis, Foto aus dem Nationalregister oder aus Rbis, Mobiltelefonnummer, E-Mail-Adresse und bevorzugte Sprache.

Diese Daten können erhoben werden:

bei Ihrer Registrierung auf der Plattform (über Ihren elektronischen Personalausweis oder ITSME® und beim Ausfüllen Ihrer Profildaten);
jedes Mal, wenn Sie sich auf der Plattform anmelden (per elektronischen Personalausweis oder ITSME®);
wenn Sie Ihre Profildaten aktualisieren;
wenn Sie die Metadaten ausfüllen, die der beauftragte Notar benötigt, um die authentische Gründungsurkunde erstellen zu können;
beim Hochladen von Dokumenten auf die Plattform;
bei der Unterzeichnung der authentischen Gründungsurkunde im Fernabsatz.

Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und wie lange werden sie von uns aufbewahrt?

Durch die Erhebung, Speicherung und ggf. Übermittlung Ihrer Daten an den zur Gründung Ihrer Gesellschaft beauftragten Notar müssen wir „Datenverarbeitungen“ im Sinne der DSGVO durchführen.

Diese Verarbeitungen erfolgen nur im Rahmen folgender Zwecke:

Verwaltung der Plattform START MY BUSINESS und der Zugriffe auf diese Plattform;
Erbringung der in unseren Nutzungsbedingungen beschriebenen Dienstleistungen;
elektronische Unterzeichnung der authentischen Urkunde;
Verbesserung der Plattform START MY BUSINESS und der darauf angebotenen Dienstleistungen.

Ihre Daten werden von uns aufbewahrt:

in Bezug auf die Profildaten des Benutzers der Plattform und die Daten, die bei seiner Identifizierung über eID-Kartenleser oder Itsme® erhoben werden:
solange Sie über ein Benutzerkonto verfügen;

In Bezug auf die eingegebenen Daten (Metadaten) und die Dokumente, die gegebenenfalls auf der Plattform hochgeladen werden und gesetzlich erforderlich sind, um die Gründungsurkunde erstellen zu können:
während 3 Monaten nach dem Ende des Gründungsprozesses der Gesellschaft oder nach der letzten Nutzung der Plattform durch den Benutzer, wenn dieser nicht den ganzen Prozess durchlaufen hat und um zu vermeiden, dass der Benutzer bei der erneuten Anmeldung alle Daten erneut eingeben muss.

Nach Ablauf dieser Fristen bewahren wir keine anonymisierten Daten mehr auf, die sich auf Sie beziehen.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Gemäß der DSGVO basiert die Verarbeitung Ihrer Daten auf der Ausführung der Aufträge im öffentlichen Interesse von Fednot – einschließlich der Unterstützung der Notare im Rahmen ihrer Aufgaben als öffentlicher Beamter – und dies gemäß Artikel 6.1., e), DSGVO.

Verwendet Fednot Ihre Daten für andere als die in Punkt 3 genannten Zwecke?

Gegebenenfalls werden Ihre Daten nach der Anonymisierung für statistische Zwecke oder wissenschaftliche Forschung durch Fednot wiederverwendet.

Das endgültige Ziel dieser weiteren Datenverarbeitungen ist immer die Verbesserung der Dienstleistungen, die das Notariat dem Bürger bietet.

Werden Ihre Daten an Dritte weitergegeben?

Ihre Daten können übertragen werden an:

das Büro, das Sie zuvor mit der Gründung Ihrer Gesellschaft beauftragt haben;
unsere externen Verarbeiter, die im Rahmen der oben genannten Zwecke Daten verarbeiten müssen und mit denen Fednot eine Vereinbarung unterzeichnet hat, um die Einhaltung Ihrer Daten gemäß den Bestimmungen der DSGVO sicherzustellen.

Unter keinen Umständen werden wir Ihre Daten zu kommerziellen Zwecken an Dritte weitergeben.

Wir können auch verpflichtet werden, Ihre Daten an Behörden, Verwaltungen oder Gerichte zu übermitteln, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern.

Wie werden Ihre Daten gesichert?

Fednot ergreift alle notwendigen Maßnahmen, um die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Daten zu gewährleisten und insbesondere zu verhindern, dass sie beschädigt, versehentlich gelöscht oder unbefugten Dritten zugänglich gemacht werden.

Im Falle eines sicherheitsrelevanten Ereignisses in Bezug auf Ihre Daten (Zerstörung, Verlust, Änderung oder Offenlegung) verpflichtet sich Fednot, die ihr aus der DSGVO auferlegte Verpflichtung zur Meldung von Datenschutzverletzungen, insbesondere an die Datenschutzbehörde, zu erfüllen.

Welche Rechte haben Sie, wenn Ihre Daten verarbeitet werden?

Als betroffene Person bei den von Fednot durchgeführten Datenverarbeitungen haben Sie die Möglichkeit, die Ihnen nach der DSGVO gewährten Rechte auszuüben.

Zum Beispiel haben Sie das Recht auf transparente Verarbeitung Ihrer Daten, ein Recht auf Information, ein Recht auf Einsichtnahme und ein Recht auf Berichtigung, wenn sich Ihre Daten als unrichtig oder unvollständig erweisen.

Außerdem haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wenn dies die einzige legitime Grundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist.

Unter bestimmten Voraussetzungen und unter genau festgelegten Umständen haben Sie ebenfalls das Recht auf Löschung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Widerspruch gegen die Verwendung Ihrer Daten und ein Recht auf Übertragbarkeit Ihrer Daten.

Sie können Ihre Rechte bei unserem Datenschutzbeauftragten ausüben:

per E-Mail an info@privanot.be oder
per Brief an Privanot vzw, Bergstraat 30, 1000 Brüssel.

Beschwerden

Wenn Sie der Meinung sind, dass Fednot Ihre Daten nicht in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften verarbeitet hat, haben Sie das Recht, bei der Datenschutzbehörde (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) eine Beschwerde einzureichen.