Veelgestelde vragen

Startmybusiness werd ontwikkeld om conform te zijn met de Europese richtlijn 2019/1151, die stelt dat het voor EU-burgers mogelijk moet zijn een onderneming op te richten in een van de lidstaten, vanuit elke EU-lidstaat zonder fysiek te moeten verschijnen voor een autoriteit.

Er werd gekozen om te werken met een volledig elektronische authentiek akte, d.w.z. met online elektronische ondertekening.

Met de huidige versie is het mogelijk om een BV, CV of NV naar Belgisch recht op te richten.

In de toekomst zal het oprichten van andere ondernemingsvormen ook mogelijk kunnen worden.

In principe kan elke burger van een EU-lidstaat die over een geldig elektronisch identificatiemiddel beschikt, de applicatie gebruiken.

Het oprichten van een onderneming is onderworpen aan Europese richtlijnen en Belgisch recht. Het ondertekenen van de eAkte  gebeurt aan de hand van een elektronisch identificatiemiddel dat voldoet aan de gestelde eiDAS norm.

De StartMyBusiness applicatie bestaat grosso modo uit twee modules:

• een gedeelte voor de burgers/ondernemers;
• en een notaris-gedeelte.

Elk deel van de applicatie is specifiek ontwikkeld om als burger/ondernemer of als notaris het gehele proces te beheren, op te volgen en de oprichting tot een goed einde te brengen.

Gedurende de hele procedure zal de burger/ondernemer ook gebruik maken van andere interfaces:

• Videoconferentieplatform (bij voorkeur WEBEX);
• Het platform waar uiteindelijk de eAkte ondertekend wordt;
• Eventueel het platform waar voorafgaandelijk de persoon en zijn eiDAS compliant elektronisch identificatiemiddel geregistreerd worden, om de ondertekening vlot te laten verlopen

Het gebruik van de applicaties en de procedure vragen ook dat personen die uiteindelijk de oprichtingsakte zullen ondertekenen een geldig e-mailadres kenbaar maken en eventueel in bepaalde gevallen een actief en bereikbaar gsm-nummer.

1. Je registreert je op het platform.
   Je meldt je aan a.h.v. een sterk elektronisch identificatiemiddel, volgens de eiDAS richtlijn;
2. Je bereidt de akte voor door gegevens (benaming, personen, …) en documenten (business plan, bankattest, …) op te laden;
3. Je kiest een instrumenterende notaris;
4. Je werkt samen met notaris  aan ontwerp van akte;
5. Je maakt een afspraak en neemt deel aan de videoconferentie voor de ondertekening van de akte.
   De hyperlink naar de afspraak voor de videoconferentie wordt voor ieder van de deelnemers (ondertekenende personen) gestuurd naar het beschikbare en gevalideerde e-mailadres;
6. Je ondertekent de akte elektronisch.
   Bij een finaal akkoord over de tekst van de authentiek akte wordt een proces opgestart waarbij het te ondertekenen document wordt aangemaakt en aangeboden op het onderteken platform. De ondertekening zelf stemt overeen met het ingeven van een PIN-code behorend bij het beschikbare elektronisch identificatiemiddel en het bijhorende certificaat.

Aan de hand van een Begische eiD of “itsme”, of een equivalent eiDAS compliant middel van een andere EU-lidstaat.

Electronic IDentification Authentication and trust Services is een Europese verordening “betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt”. Deze verordening heeft tot doel het vertrouwen in elektronische transacties in de interne markt te vergroten door te voorzien in een gemeenschappelijke grondslag voor veilige elektronische interactie tussen burgers, bedrijven en overheden, en bijgevolg ook de doeltreffendheid van publieke en private onlinediensten, e-business en elektronische handel in de Europese Unie te verhogen. Grensoverschrijdend zakendoen levert meer gemak op voor gebruikers en vermindert de administratieve lasten.

Er is geen minimum noch maximum termijn voor het doorlopen van de procedure van oprichting. Je houdt wel best rekening met een zekere tijd die de notaris nodig heeft om de akte voor te bereiden.

• Nadat de akte is voorgelezen door de notaris en eventueel enkele laatste wijzigingen zijn gemaakt en alle partijen akkoord zijn over de tekst van de oprichtingsakte, start de notaris de onderteken-procedure. Het ondertekenen gebeurt in een afzonderlijke beveiligde applicatieruimte die enkel gecommuniceerd wordt naar de personen die de akte moeten ondertekenen.
• De applicatie vormt dan de definitieve versie van de oprichtingsakte die ondertekend zal worden, in een formaat dat het mogelijk maakt het origineel op te slaan en voor lange termijn te bewaren (“pdf/a”).
• Zodra het document op het ondertekeningsplatform klaar is voor ondertekening zal elk van de personen die moet tekenen op het vooraf aangegeven e-mailadres een e-mail ontvangen met een link waar getekend zal moeten.
• Elk van de personen die moet tekenen zal de link van de email moeten openen.
• De akte wordt dan door elk van de personen ondertekend aan de hand van het digitaal identificatie middel en de bijhorende “PINcode”. Daardoor wordt het onderteken certificaat van die persoon toegevoegd aan de akte.
• Wanneer alle oprichters getekend hebben, ondertekent tenslotte de instrumenterende notaris.

Een eAkte/eAct (ook “verkeerdelijk” eDeed genoemd) is een authentiek notariële akte die enkel en alleen elektronisch ondertekend wordt door de partijen en de instrumenterende notaris.

Voor de oprichting van een BV/CV/NV-onderneming kan in België enkel gebeuren met een authentieke akte. Daarvoor moet je een notaris kiezen. De keuze van de notaris is volledig vrij, alle notarissen van het Belgisch grondgebied kunnen je begeleiden bij de oprichting van uw onderneming.

Dit kan gebeuren op eender welk moment van de procedure, maar wel op zodanige manier dat de notaris voldoende tijd heeft om de akte voor te bereiden.

In de huidige staat van de applicatie is dit nog niet mogelijk op een eenvoudige manier.

Het is uiteraard wel mogelijk om in de applicatie de oprichting stop te zetten of te verwijderen en opnieuw te beginnen en in voor het nieuwe oprichtingsdossier een andere notaris te kiezen. In dit nieuwe oprichtingsdossier moet je wel alle gegevens opnieuw ingegeven en eventuele documenten opnieuw opladen.

Indien een oprichtingsdossier wordt verwijderd door de eu-burger wordt alles in het werk gesteld om de gegevens te verwijderen uit de online applicatie databases.

Een elektronisch identificatiemiddel dat voldoet aan de strenge norm van eiDAS of een alternatief dat samen kan werken met de beschikbare ondertekening procedure.

In de huidige staat van technologie en applicaties is het mogelijk om itsme te gebruiken om een authentieke notarisakte te ondertekenen. Dit kan echter enkel in samenspraak met de instrumenterende notaris. Hij moet kunnen nagaan of alle nodige en voldoende voorwaarden voldaan zijn.

In de toekomst zal dit quasi automatisch kunnen gebeuren, wanneer de applicaties  ondersteuning hebben voor visuele identificatie van de persoon die het identificatiemiddel wil gebruiken om te tekenen.

Voorafgaand aan de ondertekening moeten de persoon en zijn identificatiemiddel ingeschreven zijn op een ondersteunend platform van de digitale handtekening. Deze registratie laat toe om tijdens het onderteken de acties te beperken tot het ingeven van een “PIN-code”.

De notaris zal je inlichten over welke link je moet gebruiken  voor de registratie.

Met deze link kan je met een “Registration Agent” een eenvoudige registratieprocedure doorlopen via videoconferentie.

De “Registration Agent” overloopt enkele vragen i.v.m. persoonsgegevens. Het gaat om de informatie die je ook kan terugvinden op je eiD. De “Registration Agent” zal dan visueel de identiteit controleren (foto op de eiD vergelijken met het beeld op de camera) en de verdere stappen opstarten. Uiteindelijk wordt de identiteit gekoppeld aan het opgegeven gsm-nummer.

De eenmanszaak is de meest eenvoudige vorm om een zelfstandige activiteit uit te oefenen. Er zijn weinig beperkingen en weinig administratieve en boekhoudkundige formaliteiten. Je ‘zaak’ is geen aparte juridische entiteit met een eigen rechtspersoonlijkheid. Alle handelingen, rechten en plichten van de onderneming worden door jou persoonlijk gesteld. Nadeel is wel dat jouw vermogen en het vermogen van je zaak één zijn. Je bent dus altijd zelf persoonlijk aansprakelijk voor de schulden van de zaak.

Een vennootschap vraagt wat meer formaliteiten, maar er zijn verschillende voordelen die spelen:

• Het is de ondernemingsvorm bij uitstek voor mensen die hun samenwerking juridisch willen kaderen;
• afhankelijk van de gekozen vennootschapsvorm ben je maar beperkt aansprakelijk;
• je kan de continuïteit van je onderneming beter regelen;
• op fiscaal vlak kan werken met een vennootschap interessanter zijn.

Twijfel je? Neem contact op met een notaris voor meer informatie.

Vandaag heb je – in tegenstelling tot vroeger – geen wettelijk minimum startkapitaal nodig om een BV op te richten. Dat betekent echter niet dat je geen middelen moet voorzien. De wet vereist dat je vennootschap bij de start genoeg eigen vermogen heeft om haar activiteiten uit te voeren. Een ‘toereikend aanvangsvermogen’ gesteund op een uitgewerkt financieel plan is van cruciaal belang.

Bovendien moeten de oprichters altijd ‘iets’ inbrengen in de zaak om aandelen te krijgen. Een inbreng kan gebeuren in geld en/of natura, maar ook knowhow en arbeid kunnen worden ingebracht.

Opgelet: voor andere vennootschapsvormen, zoals de NV, geldt wél een minimum startkapitaal van 61.500 EUR. Raadpleeg dit platform voor meer informatie.

Als oprichter moet je bij de oprichting van een vennootschap (met uitzondering van de maatschap, CommV, VOF en EESV) een financieel plan overhandigen aan de notaris. In een financieel plan staan belangrijke financiële gegevens over jouw vennootschap vermeldt. Om een financieel plan te laten opstellen, neem je contact op met een cijferberoeper.

Het financieel plan is een uiterst belangrijk document. Het is de toetssteen om je aansprakelijkheid als oprichter te beoordelen. Als blijkt dat bij de oprichting het aanvangsvermogen van je zaak kennelijk ontoereikend was voor de normale uitoefening van de voorgenomen bedrijvigheid over ten minste twee jaar, dan ben je als oprichter hoofdelijk aansprakelijk voor de verbintenissen van de vennootschap als ze failliet wordt verklaard binnen drie jaar na de verkrijging van de rechtspersoonlijkheid.

Raadpleeg de informatie op dit platform om te kijken wat nodig is voor jouw gekozen vennootschapsvorm.

De statuten vormen de basis van de oprichtingsakte van je vennootschap. Het is als het ware de grondwet van je onderneming. In dit document worden de rechten en de plichten van de verschillende partijen bepaald. Wanneer de ondernemer een NV, BV of CV opstart, stelt de notaris de oprichtingsakte (en de statuten) op. Bij de maatschap, VOF en CommV is dat niet vereist, tenzij er onroerende goederen worden ingebracht.

In de statuten staan verschillende zaken beschreven zoals de benaming van je zaak, de zetel, het voorwerp van je zaak, het aanvangsvermogen…

Op dit platform vind je meer informatie over de inhoud van statuten.

eStox is een beveiligd elektronisch effectenregister dat ontwikkeld is door het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten (IAB) en de Federatie van het Notariaat (Fednot).

Vroeger bestonden aandelenregisters enkel in papieren vorm. Dat zorgde ervoor dat deze registers niet altijd up-to-date waren of verloren gingen. Vandaar dat er nood was aan een aandelenregister in digitale vorm om discussies te vermijden: eStox.

Sinds mei 2019 heeft iedere notaris en accountant toegang tot eStox. Notarissen, accountants en belastingconsulenten staan in voor een correcte registratie van de gegevens. Bij de oprichting van je vennootschap, een statutenwijziging of een overdracht van aandelen laat je deze gegevens over de effectenhouders registreren.

Ander voordeel? eStox kan een algemene vergadering bijeenroepen via e-mail, voor zover ze de e-mailadressen heeft van de aandeelhouders. Hier zorgt eStox voor een aanzienlijke administratieve vereenvoudiging. Voor een geldige bijeenroeping is wel vereist dat de statuten van de vennootschap voorzien dat het bestuursorgaan de algemene vergadering kan bijeenroepen per e-mail.

Daarnaast is er een rechtstreekse link tussen eStox en het UBO-register. Gegevens van aandeelhouders die meer dan 25% van de aandelen bezitten, kunnen zo automatisch aan de FOD Financiën overgemaakt worden.

Meer vragen hierover? Bespreek het met je notaris of accountant.

De notaris is een juridisch adviseur die een gespecialiseerde opleiding heeft genoten en over een grondige expertise beschikt om in verschillende rechtsdomeinen tussen te komen. Hij heeft kennis van fiscaal recht, familierecht, erfrecht, vermogensrecht, vennootschapsrecht, administratief recht, …

Dankzij zijn zeer nauwkeurige, maar brede kennis beheerst de notaris de verschillende materies die vaak in eenzelfde dossier aan bod komen. Dit laat hem toe burgers advies te verlenen over hun rechten en plichten alsook over de juridische, financiële en fiscale gevolgen hiervan.

Hij waarborgt de rechtszekerheid van ieder document of transactie. Als openbaar ambtenaar heeft hij een onpartijdigheidsplicht en is hij gebonden door het beroepsgeheim. Dit maakt van hem een neutraal en onafhankelijk vertrouwenspersoon.

De belangrijkste taken van een notaris zijn:

1. Notariële akten: hij redigeert en bekrachtigt overeenkomsten en geeft er bewijskracht en uitvoerbaarheid aan. Hij luistert hiervoor naar de partijen, informeert en adviseert hen, analyseert de dossiers, schat de kosten en verzamelt de nodige administratieve gegevens. Vervolgens stelt hij de akten op en ondertekent ze, waardoor hij zich aansprakelijk stelt. Hij zorgt ook voor de post-akteformaliteiten (registratie, inschrijving in het Centraal register van testamenten of huwelijksovereenkomsten, …). 
2. Onderhandse overeenkomsten: de notaris kan op verzoek van de partijen een geschrift opmaken: dit document biedt niet dezelfde garanties als een notariële akte, is niet aan dezelfde formaliteiten onderworpen en brengt ook andere kosten met zich mee.
3. Vereffening en verdeling van een nalatenschap: de notaris bewaart de testamenten die zijn cliënten hem toevertrouwen. Hij neemt bij hun overlijden contact op met de erfgenamen, verleent de nodige informatie over het aanvaarden of verwerpen van de nalatenschap, zorgt ervoor dat de erfgenamen bezit kunnen nemen van de goederen, gaat over tot de verdeling van de nalatenschap en stelt de aangifte op.
4. Adviesverlening
5. Vastgoedonderhandelingen en vastgoedexpertise: bijvoorbeeld bij de verkoop van een onroerend goed of in het kader van een aangifte van nalatenschap.
6. Legalisatie van handtekeningen:  dit is een exclusieve bevoegdheid van de notaris. De notaris legaliseert de handtekeningen op documenten die in zijn aanwezigheid worden ondertekend.
7. Vermogensbeheer: bijvoorbeeld bij huur en pacht.
8. Bemiddeling en conflictpreventie: voornamelijk bij familieaangelegenheden.

De notaris heeft in de eerste plaats een informatieve rol. Hij informeert je over de verschillende vennootschapsvormen, adviseert een bepaalde richting naargelang je persoonlijke situatie, brengt eventuele belangrijke problemen aan het licht door voorafgaand aan de oprichting de juiste vragen te stellen.

Zijn brede kennisdomein laat hem bijv. toe om bij de oprichting van de vennootschap meteen ook rekening te houden met de eventuele impact van of op je huwelijksvermogensstelsel, de toekomstige vererving van je onderneming, enz…

Vervolgens stelt hij de oprichtingsakte op, met statuten op maat van je wensen en behoeften. Deze authentieke akte is onder meer verplicht bij BV’s (besloten vennootschappen), NV’s (naamloze vennootschappen) en CV’s (coöperatieve vennootschappen).

Hij zal daarbij onder meer controleren of de naam die je wil kiezen nog beschikbaar is, of je doelomschrijving voldoende precies is en welke specifieke regels je graag wil voorzien voor de overdracht van de aandelen, de uitoefening van het stremrecht of de verdeling van de winst.

Hij zal er ook over waken dat alle wettelijke verplichtingen (financieel plan, bankattest, verslaggeving) vervuld zijn en zelf voor jou de akte neerleggen op de griffie, laten publiceren in het Belgisch Staatsblad en inschrijven in KBO, zodat je snel je ondernemingsnummer hebt en met een gerust hart van start kan gaan.

Starten als ondernemer heeft een impact op je persoonlijk leven, maar eventueel ook op je huwelijk. De notaris, expert in deze domeinen, zal je hierop wijzen. Oefen je je activiteit uit onder de vorm van een vennootschap, dan blijven de beroepsgoederen die de vennootschap verworven heeft eigen aan de vennootschap aangezien de vennootschap en de natuurlijke persoon juridisch los staan van elkaar. Je persoonlijke goederen zijn dus beschermd, voor zover je niet als bestuurder aansprakelijk wordt gesteld. Oefen je je activiteit daarentegen uit als natuurlijk persoon, dan kunnen je persoonlijke goederen (en die van je gezin) in beslag worden genomen als je niet de nodige voorzorgen neemt. De notaris zal je bijvoorbeeld aanraden om een verklaring van onbeslagbaarheid van de gezinswoning af te leggen, of als je nog niet gehuwd bent, om, wanneer het zover is, een huwelijkscontract met scheiding van goederen te laten opmaken. 

Ja, voor zover hij alle vereiste gegevens gekregen heeft, zal de notaris je de kostprijs kunnen bezorgen van de meest voorkomende akten. Voor complexere akten, kan je hem altijd vragen om de kosten te schatten. Zo kom je voor geen verrassingen te staan.

Infofiche “Wat betaal je bij de notaris?”