Questions fréquentes

Startmybusiness a été développé pour être en conformité avec la directive européenne 2019/1151, qui stipule qu’il doit être possible, pour les citoyens de l’UE, de créer une entreprise dans l’un des États membres, à partir de n’importe quel État membre de l’UE, sans avoir à se présenter physiquement devant une autorité.

Startmybusiness fonctionne avec un acte authentique entièrement électronique, c’est-à-dire avec une signature électronique en ligne.

La version actuelle permet de constituer une SRL, une SC ou une SA de droit belge.

La constitution d’autres formes d’entreprises sera également possible à l’avenir.

En principe, cette application peut être utilisée par tout citoyen d’un État membre de l’UE, qui dispose d’un moyen d’identification électronique valable.

La constitution d’une entreprise est soumise aux directives européennes et au droit belge. La signature de l’eActe  se fait par le biais d’un moyen d’identification électronique conforme à la norme eiDAS.

En gros, l’application StartMyBusiness comprend deux modules :

• une partie destinée aux citoyens / entrepreneurs ;
• et une partie destinée aux notaires.

Chaque partie de l’application a été spécifiquement développée pour gérer l’ensemble du processus en tant que citoyen / entrepreneur ou en tant que notaire, pour en assurer le suivi et pour mener à bien la constitution en société. 

Tout au long du processus, le citoyen / l’entrepreneur utilisera également d’autres interfaces :

• Plateforme de vidéoconférence (de préférence WEBEX) ;
• La plateforme sur laquelle l’eActe sera finalement signé ;
• Éventuellement la plateforme où la personne et son identifiant électronique conforme à l’eiDAS sont enregistrés préalablement, afin de faciliter le processus de signature

L’utilisation des applications et la procédure exigent également que les personnes qui signeront en fin de compte l’acte constitutif fournissent une adresse électronique valide et éventuellement, dans certains cas, un numéro de GSM actif et joignable.

1. Vous vous inscrivez sur la plateforme
   Vous vous connectez avec un moyen d’identification électronique fort, conformément à la directive eiDAS ;
   
2. Vous téléchargez certaines données (dénomination, personnes, etc.) et certains documents (business plan, attestation bancaire, etc.) pour préparer l’établissement de votre acte ;
   
3. Vous choisissez le notaire instrumentant ;
   
4. Vous collaborez avec le notaire au projet d’acte ;
   
5. Vous prenez rendez-vous et participez à une vidéoconférence pour la signature de l’acte.
   L’hyperlien vers le rendez-vous de vidéoconférence est envoyé, pour chacun des participants (signataires) à l’adresse électronique disponible et validée ;
   
6. Vous signez l’acte électroniquement.
   En cas d’accord définitif sur le texte de l’acte authentique, un processus est lancé, durant lequel le document à signer est créé et proposé sur la plateforme de signature. La signature proprement dite correspond à la saisie d’un code PIN lié au moyen d’identification électronique disponible et au certificat correspondant.

Au moyen d’une eiD belge, de l’application « itsme », ou d’un eiDAS équivalent conforme d’un autre État membre de l’UE

L’Electronic IDentification Authentication and trust Services est un règlement européen « sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur ». Son objectif est de renforcer la confiance dans les transactions électroniques au sein du marché intérieur en fournissant une base commune pour des interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques, et d’accroître ainsi l’efficacité des services en ligne publics et privés, des affaires électroniques et du commerce électronique dans l’Union. Ce qui doit faciliter le business transfrontalier et réduire les charges administratives.

Il n’y a pas de délai minimum ou maximum pour le déroulement de la procédure de constitution. Il convient toutefois de prendre en compte le temps dont le notaire a besoin pour préparer l’acte.

• Lecture faite de l’acte par le notaire et après que quelques dernières modifications aient éventuellement été apportées et que toutes les parties sont d’accord sur le texte de l’acte constitutif, le notaire entame la procédure de signature. La signature se fait dans un espace d’application séparé et sécurisé qui est uniquement communiqué aux personnes qui doivent signer l’acte.
• L’application génère ensuite la version finale de l’acte constitutif qui sera signée, sous un format qui permet de stocker et de conserver cet original à long terme (« PDF/a »).
• Dès que le document est prêt à être signé sur la plate-forme de signature, chacune des personnes tenues de signer recevra à son adresse électronique communiquée au préalable un courriel contenant un lien vers l’environnement où elle pourra signer l’acte.
• Les personnes tenues de signer devra ouvrir le lien contenu dans le courriel.
• L’acte est ensuite signé par chacune des personnes grâce au moyen d’identification numérique et du « code PIN » correspondant. Le certificat de signature de la personne concernée est alors ajouté à l’acte.
• Lorsque tous les fondateurs ont signé l’acte, le notaire instrumentant signe également.

Un eActe/eAct (également « erronément » appelé eDeed) est un acte notarié authentique qui n’est signé par les parties et le notaire instrumentant que de manière électronique.

La constitution d’une SRL, d’une SC ou d’une SA ne peut se faire en Belgique que par le biais d’un acte authentique. Pour ce faire, vous devez choisir un notaire. Le choix du notaire est entièrement libre. Tous les notaires du territoire belge peuvent vous accompagner dans le processus de constitution de votre entreprise.

Le choix du notaire peut se faire à tout moment de la procédure, mais de manière à ce que le notaire ait suffisamment de temps pour préparer l’acte.

En l’état actuel de l’application, ce n’est pas encore possible d’une manière simple.

Il va de soi qu’il est possible d’arrêter ou de supprimer la constitution dans l’application, de recommencer et de choisir un autre notaire pour le nouveau dossier de constitution. Il conviendra de saisir à nouveau toutes les données et de télécharger à nouveau les documents éventuels dans ce nouveau dossier de constitution.

Si un dossier de constitution est supprimé par le citoyen de l’UE, tout sera mis en œuvre pour supprimer les données dans les bases de données de l’application en ligne.

Un moyen d’identification électronique qui répond à la norme stricte eiDAS ou une alternative qui peut fonctionner avec la procédure de signature disponible.  

En l’état actuel de la technologie et des applications, il est possible d’utiliser itsme pour signer un acte notarié authentique. Toutefois, ce n’est possible qu’en concertation avec le notaire instrumentant. Celui-ci doit être en mesure de vérifier si toutes les conditions nécessaires et suffisantes sont réunies.

À l’avenir, cela pourra se faire de manière quasi automatique, lorsque les applications prendront en charge l’identification visuelle de la personne qui souhaite utiliser le moyen d’identification pour signer.

Lors de votre entretien prélable à la constitution, ne notaire vous communique le lien à utiliser pour vous enregistrer sur le plateforme

Grâce à ce lien, un « Agent d’enregistrement » vous guidera à travers une procédure d’enregistrement simple par vidéoconférence.

L’« Agent d’enregistrement » parcourt un certain nombre de questions relatives aux données à caractère personnel. Il s’agit des informations qui se retrouvent également sur votre eiD. L’ « Agent d’enregistrement » procède ensuite à une vérification visuelle de l’identité (en comparant la photographie sur l’eiD à l’image suir la caméra) et lance les étapes suivantes. Pour terminer, l’identité est liée au numéro de GSM fourni par vous.

L’entreprise individuelle représente la forme la plus simple pour exercer une activité indépendante. Les restrictions et les formalités administratives et comptables sont peu nombreuses. Votre « entreprise » n’est pas une entité juridique distincte dotée d’une personnalité juridique propre. Tous les actes, droits et obligations de l’entreprise sont accomplis par vous personnellement. Toutefois, l’inconvénient est que votre patrimoine et celui de votre entreprise ne font qu’un. Vous êtes donc toujours personnellement responsable des dettes de l’entreprise.

Une société requiert davantage de formalités, mais elle présente plusieurs avantages :

• il s’agit de la forme d’entreprise par excellence pour les personnes qui souhaitent inscrire leur coopération dans un cadre juridique ;
• en fonction du type de société choisi, votre responsabilité est limitée ;
• il vous est possible de mieux organiser la continuité de votre entreprise ;
• sur le plan fiscal, il peut s’avérer plus intéressant de travailler avec une société.

Vous avez des doutes ? N’hésitez pas à contacter un notaire pour de plus amples informations.

Aujourd’hui – contrairement au passé – un capital de départ minimum légal n’est plus nécessaire pour créer une SRL. Toutefois, cela ne signifie pas qu’il ne faut pas prévoir de ressources propres. La loi exige que votre entreprise dispose de fonds propres suffisants au départ pour exercer ses activités. Un ‘capital de départ suffisant’ basé sur un plan financier détaillé est crucial.

Par ailleurs, les fondateurs devront toujours apporter « quelque chose » dans l’entreprise pour obtenir des actions ou parts. Un apport peut se faire en espèces et/ou en nature, mais également sous forme de savoir-faire et de main d’œuvre.

Attention : pour les autres formes de société, notamment la SA, le capital de départ minimum est de 61 500 EUR. Consultez cette plate-forme pour de plus amples informations.

En tant que fondateur, vous devez fournir un plan financier au notaire lors de la constitution d’une société (à l’exception de la société simple, de la SComm, de la SNC et du GEIE). Un plan financier contient des données financières importantes sur votre entreprise. Pour faire établir un plan financier, il convient de contacter un professionnel des chiffres.

Le plan financier constitue un document extrêmement important. Il s’agit de la pierre de touche permettant d’évaluer votre responsabilité en tant que fondateur. S’il apparaît qu’au moment de la constitution, le capital initial de votre entreprise était manifestement insuffisant pour permettre l’exercice normal de l’activité envisagée sur une période d’au moins deux ans, vous êtes alors, en tant que fondateur, solidairement responsable des engagements de la société si celle-ci est déclarée en faillite dans les trois ans qui suivent l’acquisition de la personnalité juridique.

Consultez les informations sur cette plate-forme pour voir ce qui est requis pour la forme d’entreprise que vous avez choisie.

Les statuts constituent la base de l’acte constitutif de votre société. Il s’agit en quelque sorte de la « Constitution » de votre entreprise. Ce document définit les droits et les obligations des différentes parties. Lorsque l’entrepreneur crée une SA, une SRL ou une SC, le notaire établit l’acte constitutif (et les statuts). Cette démarche n’est pas requise dans le cas d’une société simple, d’une SNC et d’un SComm, sauf en cas d’apport de biens immobiliers.

Les statuts définissent divers éléments tels que la dénomination de votre entreprise, le siège social, l’objet social, le capital initial, etc.  

Sur cette plate-forme, vous trouverez de plus amples informations sur le contenu des statuts.

eStox est un registre électronique sécurisé de titres qui a été développé par l’Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux (IEC) et la Fédération du Notariat (Fednot).

Autrefois, les registres des parts n’existaient que sous forme de papier. Par conséquent, ces registres n’étaient pas toujours à jour ou se perdaient. D’où la nécessité d’un registre des parts sous forme numérique pour éviter toutes discussions : eStox.

Depuis mai 2019, chaque notaire et comptable a accès à eStox. Les notaires, les experts-comptables et les conseillers fiscaux sont responsables de l’enregistrement correct des données. Lors de la constitution de votre société, d’une modification des statuts ou d’une cession de parts, il convient d’enregistrer ces données concernant les détenteurs de titres.

Autre avantage ? eStox peut convoquer une assemblée générale par e-mail, à condition de disposer des adresses e-mail des actionnaires. En l’occurrence, la simplification administrative est considérable grâce à eStox. Pour que la convocation soit valable, il faut toutefois que les statuts de la société prévoient que l’organe d’administration peut convoquer l’assemblée générale par courrier électronique.

En outre, il y a un lien direct entre eStox et le registre UBO. Les données des actionnaires qui détiennent plus de 25% des parts peuvent ainsi être automatiquement transférées au SPF Finances.

D’autres questions à ce sujet ? Discutez-en avec votre notaire ou votre expert-comptable.

Le notaire est un conseiller juridique qui jouit d’une formation spécialisée et qui dispose d’une expertise approfondie qui lui permettent d’intervenir dans différents domaines juridiques. Il a des connaissances en droit fiscal, en droit de la famille, en droit successoral, en droit patrimonial, en droit des sociétés, en droit administratif, etc.

Grâce à ses connaissances très précises mais vastes, le notaire maîtrise les différentes questions qui se posent souvent dans un même dossier. Cela lui permet de conseiller les citoyens sur leurs droits et obligations ainsi que sur les conséquences juridiques, financières et fiscales de ceux-ci.

Il est garant de la sécurité juridique de chaque document ou transaction.

En tant qu’agent public, il a un devoir d’impartialité et est tenue au secret professionnel. Cela fait de lui une personne de confiance neutre et indépendante.

Les principales tâche d’un notaire sont les suivantes :

1. Les actes notariés : il rédige et ratifie les conventions et leur confère force probante et force exécutoire. Pour ce faire, il écoute les parties, les informe et les conseille, analyse les dossiers, estime les coûts et recueille les données administratives requises. Il établit ensuite les acte et les signes, engageant ainsi sa responsabilité. Il s’occupe également des formalités postérieures à l’acte (enregistrement, inscription au registre central des testaments ou des contrats de mariage, etc.). 
2. Les conventions sous seing privé : le notaire peut rédiger un document à la demande des parties : celui-ci n’offre pas les mêmes garanties qu’un acte notarié, n’est pas soumis aux mêmes formalités et entraîne également d’autres frais.
3. Les liquidations des successions : le notaire conserve les testaments que ses clients lui confient. Il contacte les héritiers au moment du décès, fournit les informations requises concernant l’acceptation ou la répudiation de la succession, s’assure que les héritiers peuvent entrer en possession des biens, procède au partage de la succession et rédige la déclaration.
4. Le conseil
5. Les négociations immobilières et les expertises immobilières : par exemple lors de la vente d’un bien immeuble ou dans le cadre d’une déclaration de succession.
6. La légalisation des signatures : il s’agit d’une compétence exclusive du notaire. Le notaire légalise les signatures sur les documents qui sont signés en sa présence.
7. La gestion de patrimoine : par exemple en cas de location et de bail.
8. La médiation et la prévention des conflits : principalement dans le cadre d’affaires familiales.

En premier lieu, le notaire joue un rôle informatif. Il vous informe sur les différentes formes de sociétés, vous conseille sur une certaine orientation en fonction de votre situation personnelle et met en lumière tout problème majeur en posant les bonnes questions avant la constitution.

Son vaste champ de connaissances lui permet, par exemple, de tenir compte à la fois, lors de la constitution de la société, du l’impact éventuel de celle-ci sur vitre régime matrimonial, de la succession future de votre entreprise, etc.

Il rédige ensuite l’acte constitutif, avec des statuts adaptés à vos souhaits et à vos besoins. Cet acte authentique est notamment obligatoire dans le cas des SRL (sociétés à responsabilité limitée), les SA (sociétés anonymes) et SC (sociétés coopératives).

À cet égard, il vérifiera notamment si la dénomination que vous souhaitez choisir est encore disponible, ou si la description de votre objet social est suffisamment précise et quelles règles spécifiques vous souhaitez prévoir pour la cession des actions ou parts, l’exercice du droit de vote ou la distribution des bénéfices.

Il veillera également à ce que toutes les obligations légales (plan financier, attestation bancaire, rapports) sont remplies et déposera personnellement l’acte pour vous auprès du greffe, le fera publier au Moniteur belge et l’enregistrera auprès de la BCE, de sorte que vous obtenez rapidement votre numéro d’entreprise et pouvez commencer à exercer votre activité en toute sérénité.

Se lancer en tant que chef d’entreprise impacte votre vie personnelle, mais peut-être également votre mariage. Le notaire, qui est un expert en la matière, attirera votre attention là-dessus. Si vous exercez votre activité sous la forme d’une société, les biens professionnels acquis par la société demeurent alors sa propriété, attendu que la société et la personne physique sont juridiquement distinctes. Vos biens personnels sont donc protégés, pour autant que votre responsabilité ne soit pas engagée en tant qu’administrateur. En revanche, si vous exercez votre activité en tant que personne physique, vos biens personnels (et ceux de votre famille) peuvent être saisis si vous ne prenez pas les précautions nécessaires. Le notaire vous conseillera, par exemple, de faire une déclaration d’insaisissabilité du logement familial, ou si vous n’êtes pas encore marié, de faire établir un contrat de mariage avec séparation de bien le moment venu. 

Oui, pour autant qu’il ait reçu toutes les informations requises, le notaire sera en mesure de vous communiquer le coût des actes les plus courants. En ce qui concerne les actes plus complexes, vous pouvez toujours lui demander une estimation des coûts. De cette façon, il n’y aura pas de surprises.  

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