Häufig gestellte Fragen

StartMyBusiness wurde im Einklang mit der europäischen Richtlinie 2019/1151 entwickelt, die besagt, dass es EU-Bürgern möglich sein sollte, ein Unternehmen in einem der Mitgliedstaaten aus jedem EU-Mitgliedstaat zu gründen, ohne physisch vor einer Behörde erscheinen zu müssen. Es wurde bevorzugt, mit einer vollelektronischen authentischen Urkunde zu arbeiten, d.h. mit einer online elektronischen Signatur.

Mit der aktuellen Version ist es möglich, eine GmbH, Gen. oder AG nach belgischem Recht zu gründen.

In Zukunft wird es auch möglich sein, andere Unternehmensformen zu gründen.

Grundsätzlich kann jeder Bürger eines EU-Mitgliedstaats, der über eine gültige elektronische Kennung verfügt, die Applikation nutzen.

Die Gründung eines Unternehmens unterliegt europäischen Richtlinien und belgischem Recht. Die Unterzeichnung der e-Urkunde erfolgt anhand einer elektronischen Kennung, die dem gesetzten eIDAS-Standard entspricht.

Die StartMyBusiness-Applikation besteht im Großen und Ganzen aus zwei Modulen:

• einem Teil für die Bürger/Unternehmer;
• und einem Teil für den Notar.

Jeder Teil der Applikation wurde speziell entwickelt, um den gesamten Prozess als Bürger/Unternehmer oder als Notar zu verwalten, zu verfolgen und die Gründung zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.

Während des gesamten Verfahrens wird der Bürger/Unternehmer auch andere Plattformen verwenden:

• Videokonferenzplattform (vorzugsweise WEBEX);
• die Plattform, auf der die e-Urkunde schließlich unterzeichnet wird;
• eventuell die Plattform, auf der die Person und ihre eIDAS-konforme elektronische Kennung im Voraus registriert werden, um sicherzustellen, dass die Unterzeichnung reibungslos verläuft.

Die Nutzung der Applikationen und das Verfahren setzen auch voraus, dass Personen, die die Gründungsurkunde schließlich unterzeichnen werden, eine gültige E-Mail-Adresse und eventuell in bestimmten Fällen eine aktive und erreichbare Mobiltelefonnummer angeben.

1. Sie registrieren sich auf der Plattform.
   Sie melden sich mit einer starken elektronischen Kennung gemäß der eIDAS-Richtlinie an;
2. Sie bereiten die Urkunde durch Hochladen von Daten (Name, Personen, …) und Dokumenten (Geschäftsplan, Bankbescheinigung, …) vor; 
3. Sie wählen einen beurkundenden Notar;
4. Sie arbeiten gemeinsam mit dem Notar am Entwurf der Urkunde; 
5. Sie vereinbaren einen Termin und nehmen an der Videokonferenz zur Unterzeichnung der Urkunde teil.
   Der Hyperlink zum Termin für die Videokonferenz wird für jeden Teilnehmer (unterzeichnende Personen) an die verfügbare und validierte E-Mail-Adresse gesendet;
6. Sie unterzeichnen die Urkunde elektronisch.
   Im Falle einer endgültigen Einigung über den Text der authentischen Urkunde wird ein Prozess gestartet, bei dem das zu unterzeichnende Dokument erstellt und auf der Unterzeichnungsplattform angeboten wird. Die Unterzeichnung selbst enthält die Eingabe eines PIN-Codes, der der verfügbaren elektronischen Kennung und dem entsprechenden Zertifikat zugeordnet ist.

Mit einer belgischen eID oder „itsme“ oder einem gleichwertigen eIDAS-konformen Mittel aus einem anderen EU-Mitgliedstaat.

Electronic IDentification Authentication and Trust Services ist eine europäische Verordnung „über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt“. Ziel dieser Verordnung ist es, das Vertrauen in elektronische Transaktionen im Binnenmarkt zu stärken, indem eine gemeinsame Grundlage für eine sichere elektronische Interaktion zwischen Bürgern, Unternehmen und Behörden geboten wird und somit auch die Wirksamkeit öffentlicher und privater Onlinedienste, E-Business und elektronischen Geschäftsverkehr in der Europäischen Union zu erhöhen. Grenzüberschreitende Geschäfte bieten den Nutzern mehr Komfort und verringern den Verwaltungsaufwand.

Es gibt weder eine Mindest- noch eine Höchstdauer für die Durchlaufzeit des Gründungsverfahrens. Es ist am besten, eine bestimmte Zeit zu berücksichtigen, die der Notar benötigt, um die Urkunde vorzubereiten.

• Nachdem die Urkunde vom Notar verlesen ist und eventuell einige abschließende Änderungen vorgenommen wurden und sich alle Parteien auf den Text der Gründungsurkunde geeinigt haben, beginnt der Notar das Unterzeichnungsverfahren. Die Unterzeichnung erfolgt in einem separaten sicheren Applikationsraum, der nur den Personen mitgeteilt wird, die die Urkunde unterzeichnen müssen.
• Die Applikation bildet dann die endgültige Version der Gründungsurkunde, die unterzeichnet wird, in einem Format, das es ermöglicht, das Original zu speichern und langfristig zu bewahren („pdf/a“).
• Sobald das Dokument auf der Unterzeichnungsplattform unterzeichnungsreif ist, erhält jede Person, die unterzeichnen muss, an der angegebenen E-Mail-Adresse eine E-Mail mit einem Link, wo unterzeichnet werden muss.
• Jede Person, die unterzeichnen muss, muss den Link der E-Mail öffnen.
• Die Urkunde wird dann von jeder Person auf Basis der digitalen Kennung und des entsprechenden „PIN-Codes“ unterzeichnet. Dadurch wird das unterzeichnete Zertifikat dieser Person der Urkunde hinzugefügt.
• Wenn alle Gründer unterzeichnet haben, unterzeichnet schließlich der beurkundende Notar.

Eine eUrkunde/eAct (auch „falsch“ eDeed genannt) ist eine authentische notarielle Urkunde, die einzig und allein von den Parteien und dem beurkundenden Notar elektronisch unterzeichnet wird.

Die Gründung einer GmbH/Gen./AG kann in Belgien nur durch eine authentische Urkunde erfolgen. Dazu müssen Sie einen Notar wählen. Die Wahl des Notars ist völlig frei, alle Notare des belgischen Hoheitsgebiets können Sie bei der Gründung Ihres Unternehmens begleiten.

Dies kann zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens erfolgen, jedoch so, dass der Notar genügend Zeit hat, die Urkunde vorzubereiten.

Im aktuellen Stand der Applikation ist dies auf einfache Weise noch nicht möglich.

Es ist natürlich möglich, die Gründung in der Applikation einzustellen oder zu löschen und neu zu beginnen und für die neue Gründungsakte einen neuen Notar zu wählen. In dieser neuen Gründungsakte müssen Sie doch alle Daten erneut eingeben und etwaige Dokumente neu hochladen.

Wird eine Gründungsakte vom EU-Bürger gelöscht, wird alles unternommen, um die Daten aus den Onlineapplikationsdatenbanken zu entfernen.

Eine elektronische Kennung, die die strenge Norm von eIDAS erfüllt oder eine Alternative, die zusammen mit dem verfügbaren Unterzeichnungsverfahren funktionieren kann.

Nach dem aktuellen Stand der Technik und Applikationen ist es möglich, mit itsme eine authentische Notariatsurkunde zu unterzeichnen. Dies kann jedoch nur in Absprache mit dem beurkundenden Notar erfolgen. Er muss überprüfen können, ob alle erforderlichen und ausreichende Bedingungen erfüllt sind.

In Zukunft kann dies fast automatisch erfolgen, wenn die Applikationen Unterstützung für die visuelle Identifizierung der Person haben, die die Kennung zum Unterzeichnen verwenden möchte.

Vor der Unterzeichnung müssen die Person und ihre Kennung auf einer unterstützenden Plattform der digitalen Signatur registriert werden. Diese Registrierung ermöglicht es, die Aktionen auf die Eingabe eines „PIN-Codes“ beim Unterzeichnen zu beschränken.

Der Notar informiert Sie darüber, welchen Link Sie für die Registrierung verwenden sollten.

Mit diesem Link können Sie ein einfaches Registrierungsverfahren mit einem „Registration Agent“ per Videokonferenz durchlaufen.

Der „Registration Agent“ geht einige Fragen im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten durch. Es betrifft die Informationen, die Sie auch auf Ihrem eID finden können. Der „Registration Agent“ prüft dann visuell die Identität (Foto auf dem eID mit dem Bild auf der Kamera vergleichen) und beginnt die weiteren Schritte. Schließlich wird die Identität mit der angegebenen Mobiltelefonnummer verknüpft.

Das Einzelunternehmen ist die einfachste Form für die Ausübung einer selbständigen Tätigkeit. Es gibt wenig Einschränkungen und wenig Verwaltungs- und Buchhaltungsformalitäten. Ihr „Geschäft“ ist keine eigenständige juristische Einheit mit eigener Rechtspersönlichkeit. Sie persönlich nehmen alle Handlungen des Unternehmens vor, üben alle Rechte aus und erfüllen alle Pflichten. Der Nachteil ist aber, dass Ihr Vermögen und das Vermögen Ihres Geschäfts eins sind. Sie haften daher immer selber persönlich für die Schulden des Geschäfts.

Eine Gesellschaft benötigt etwas mehr Formalitäten, aber es gibt mehrere Vorteile, die ins Spiel kommen:

• Es ist die Unternehmensform par excellence für Menschen, die ihre Zusammenarbeit rechtlich gestalten wollen;
• Je nach gewählter Gesellschaftsform haften Sie nur eingeschränkt;
• Sie können die Kontinuität Ihres Unternehmens besser gestalten;
• Die Entscheidung für eine Gesellschaft kann aus steuerlicher Sicht interessanter sein.

Haben Sie Zweifel? Kontaktieren Sie einen Notar für weitere Informationen.

Anders als früher benötigen Sie heute kein gesetzliches Mindeststartkapital, um eine GmbH zu gründen.  Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie keine Mittel bereitstellen sollten. Das Gesetz schreibt vor, dass Ihre Gesellschaft beim Start über genügend Eigenkapital verfügt, um ihre Tätigkeiten auszuüben. Ein „angemessenes Anfangskapital“ auf der Grundlage eines ausgearbeiteten Finanzplans ist von entscheidender Bedeutung.

Darüber hinaus müssen die Gründer immer „etwas“ in das Unternehmen einbringen, um Anteile zu erhalten. Eine Geldeinlage und/oder eine Sacheinlage sind möglich, aber auch Know-how und Arbeit können eingebracht werden.

Achtung: Für andere Gesellschaftsformen, wie die AG, gilt doch ein Mindeststartkapital von 61.500 EUR. Weitere Informationen finden Sie auf dieser Plattform.

Als Gründer müssen Sie bei der Gründung einer Gesellschaft (mit Ausnahme der Gesellschaft des allgemeinen Rechts, KG, OHG und EWIV) dem Notar einen Finanzplan übergeben. Ein Finanzplan enthält wichtige finanzielle Daten über Ihre Gesellschaft. Um einen Finanzplan erstellen zu lassen, wenden Sie sich bitte an einen Fachmann aus dem Rechnungswesen.

Der Finanzplan ist ein äußerst wichtiges Dokument. Es ist der Prüfstein, um Ihre Haftung als Gründer zu beurteilen. Stellt sich heraus, dass zum Zeitpunkt der Gründung das Anfangskapital Ihres Unternehmens für die normale Ausübung der beabsichtigten Tätigkeit über mindestens zwei Jahre offenbar nicht ausreichte, so haften Sie als Gründer gesamtschuldnerisch für die Verpflichtungen der Gesellschaft, wenn über sie innerhalb von drei Jahren nach Erwerb der Rechtspersönlichkeit der Konkurs eröffnet wird.

Ziehen Sie die Informationen auf dieser Plattform heran, um zu sehen, was für die von Ihnen gewählte Unternehmensform benötigt wird.

Die Satzung bildet die Grundlage für die Gründungsurkunde Ihrer Gesellschaft. Es ist sozusagen die Verfassung Ihres Unternehmens. Dieses Dokument legt die Rechte und die Pflichten der verschiedenen Parteien fest. Wenn der Unternehmer eine AG, GmbH oder Gen.  gründet, erstellt der Notar die Gründungsurkunde (und die Satzung). Bei der Gesellschaft des allgemeinen Rechts, der OHG und der KG ist das nicht erforderlich, es sei denn, es werden Immobilien eingebracht.

Die Satzung beschreibt verschiedene Sachen wie den Namen Ihres Unternehmens, den Sitz, den Gegenstand Ihres Unternehmens, das Anfangskapital …

Auf dieser Plattform finden Sie weitere Informationen zum Inhalt der Satzung.

eStox ist ein sicheres elektronisches Wertpapierregister, das vom Institut der Buchprüfer und Steuerberater (IBS) und dem Verband der Notare (Fednot) entwickelt wurde.

In der Vergangenheit gab es Gesellschafterregister nur in Papierform. Dies bedeutete, dass diese Register nicht immer aktuell waren oder verloren gingen. Deshalb brauchte es ein Gesellschafterregister in digitaler Form, um Diskussionen zu vermeiden: eStox.

Seit Mai 2019 hat jeder Notar und Buchprüfer Zugang zu eStox. Notare, Buchprüfer und Steuerberater stehen für eine korrekte Registrierung der Daten ein. Bei der Gründung Ihrer Gesellschaft, einer Satzungsänderung oder einer Übertragung von Anteilen lassen Sie diese Informationen über die Wertpapierinhaber registrieren.

Ein weiterer Vorteil? eStox kann eine Generalversammlung per E-Mail einberufen, soweit es über die E-Mail-Adressen der Aktionäre verfügt. Hier bietet eStox eine erhebliche administrative Vereinfachung. Für eine gültige Einberufung ist es jedoch erforderlich, dass in der Satzung der Gesellschaft vorgesehen ist, dass das Verwaltungsorgan die Generalversammlung per E-Mail einberufen kann.

Darüber hinaus besteht eine direkte Verbindung zwischen eStox und dem UBO-Register.  Daten von Gesellschaftern, die mehr als 25% der Anteile besitzen, können somit automatisch an den FÖD Finanzen übermittelt werden.

Noch Fragen dazu? Besprechen Sie es mit Ihrem Notar oder Buchprüfer.

Der Notar ist ein Rechtsberater, der eine spezialisierte Ausbildung erhalten hat und über eine gründliche Fachkompetenz verfügt, um in verschiedenen Rechtsbereichen zu intervenieren. Er hat Kenntnisse im Steuerrecht, Familienrecht, Erbrecht, Vermögensrecht, Gesellschaftsrecht, Verwaltungsrecht, …

Dank seiner sehr genauen, aber umfassenden Kenntnisse beherrscht der Notar die verschiedenen Sachgebiete, die oft in derselben Akte zur Sprache kommen. So kann er Bürger zu ihren Rechten und Pflichten sowie zu deren rechtlichen, finanziellen und steuerlichen Folgen beraten.

Er gewährleistet die Rechtssicherheit jedes Dokuments oder jeder Transaktion. Als Urkundsbeamter hat er eine Unparteilichkeitspflicht und ist er durch das Berufsgeheimnis gebunden. Das macht ihn zu einer neutralen und unabhängigen Vertrauensperson.

Die Hauptaufgaben eines Notars sind:

1. Notarielle Urkunden: Er stellt Vereinbarungen auf und beglaubigt diese und verleiht ihnen Beweiskraft und Vollstreckbarkeit. Dazu hört er den Parteien zu, informiert und berät sie, analysiert die Akten, schätzt die Kosten und sammelt die notwendigen administrativen Daten. Dann erstellt und unterschreibt er die Urkunden, wodurch er haftbar gemacht wird. Er erledigt auch die Formalitäten nach der Beurkundung (Registrierung, Eintragung in das Zentrale Testaments- oder Ehevertragsregister, …). 
2. Private Vereinbarungen: Der Notar kann auf Antrag der Parteien ein Dokument erstellen: Dieses Dokument bietet nicht die gleichen Garantien wie eine notarielle Urkunde, unterliegt nicht den gleichen Formalitäten und ist auch mit anderen Kosten verbunden.
3. Auseinandersetzung und Teilung eines Nachlasses: Der Notar bewahrt die Testamente auf, die ihm seine Mandanten anvertrauen. Nach ihrem Tod kontaktiert er die Erben, erteilt die notwendigen Informationen über die Annahme oder Ausschlagung des Nachlasses, sorgt dafür, dass die Erben die Güter in Besitz nehmen können, geht zur Nachlassteilung über und erstellt die Erbfallanmeldung.
4. Beratung
5. Immobilienverhandlungen und Immobilienkompetenz: zum Beispiel beim Verkauf einer Immobilie oder im Rahmen einer Erbfallanmeldung.
6. Beglaubigung von Unterschriften: Dies ist eine ausschließliche Zuständigkeit des Notars. Der Notar beglaubigt die Unterschriften auf Dokumenten, die in seiner Anwesenheit unterzeichnet werden.
7. Vermögensverwaltung: zum Beispiel bei Miete und Pacht.
8. Vermittlung und Konfliktprävention: hauptsächlich in Familienangelegenheiten.

An erster Stelle hat der Notar eine informative Rolle. Er informiert Sie über die verschiedenen Gesellschaftsformen, empfiehlt je nach persönlicher Situation eine bestimmte Richtung, bringt wichtige Probleme ans Licht, indem er vor der Gründung die richtigen Fragen stellt.

Sein breites Wissensgebiet ermöglicht es ihm beispielsweise, bei der Gründung der Gesellschaft die möglichen Auswirkungen ihres ehelichen Güterstandes, die zukünftige Erbschaft Ihres Unternehmens usw. zu berücksichtigen.

Anschließend erstellt er die Gründungsurkunde mit einer auf Ihre Wünsche und Bedürfnisse zugeschnittenen Satzung. Diese authentische Urkunde ist unter anderem bei GmbHs (Gesellschaften mit beschränkter Haftung), AGs (Aktiengesellschaften) und Gen. (Genossenschaften) obligatorisch.

Er prüft unter anderem, ob der von Ihnen gewählte Name noch verfügbar ist, ob Ihre Zweckbeschreibung hinreichend genau ist und welche konkreten Regeln Sie für die Übertragung der Anteile, die Ausübung des Stimmrechts oder die Gewinnausschüttung vorsehen wollen.

Auch wacht er darüber, dass alle gesetzlichen Verpflichtungen (Finanzplan, Bankbescheinigung, Berichterstattung) erfüllt sind und er hinterlegt selber für Sie die Urkunde bei der Gerichtskanzlei, er lässt sie im Belgischen Staatsblatt veröffentlichen und in der ZUD registrieren, damit Sie schnell Ihre Unternehmensnummer erhalten und ruhigen Gewissens beginnen können.

Der Beginn als Unternehmer hat Auswirkungen auf Ihr persönliches Leben, aber möglicherweise auch auf Ihre Ehe. Der Notar, Experte auf diesen Gebieten, wird Sie darauf hinweisen. Wenn Sie Ihre Tätigkeit in Form einer Gesellschaft ausüben, bleiben die von der Gesellschaft erworbenen Berufsgüter das Eigentum der Gesellschaft, da die Gesellschaft und die natürliche Person rechtlich voneinander getrennt sind. Ihre persönlichen Güter sind somit geschützt, soweit Sie nicht als Verwalter haftbar gemacht werden. Wenn Sie hingegen Ihre Tätigkeit als natürliche Person ausüben, können Ihre persönlichen Güter (und diejenigen Ihrer Familie) gepfändet werden, wenn Sie nicht die notwendigen Vorkehrungen treffen. Der Notar wird Ihnen zum Beispiel raten, eine Erklärung der Unpfändbarkeit der Familienwohnung abzugeben, oder, wenn Sie noch nicht verheiratet sind, einen Ehevertrag mit Gütertrennung erstellen zu lassen, wenn die Zeit gekommen ist. 

Ja, sofern er alle erforderlichen Informationen erhalten hat, kann der Notar Ihnen die Kosten für die häufigsten Urkunden mitteilen. Für komplexere Urkunden können Sie jederzeit eine Schätzung der Kosten erbitten. So werden Sie keine Überraschungen erleben.

Infoblatt „Was bezahlen Sie beim Notar?“